Pri vzpostavitvi komunikacijskih kanalov morate upoštevati naslednje vidike:

• praktičnost: za svoje sodelavce in končnega uporabnika,

• dosegljivost: komunikacijski kanali morajo biti dostopni neprekinjeno, končni uporabnik mora biti dobro seznanjen, kakšen je pričakovani odzivni čas, predviden delovni čas ipd.,

• trajnost: pomembno je, da so komunikacijski kanali stalni in se ne spreminjajo, npr. lokacija obrazca ali spletni nabiralnik morata biti stalna,

• hitrost: končni uporabniki cenijo hitre in kakovostne odgovore, še posebej na kratka in preprosta vprašanja ali predloge.

Elektronska pošta

Zaradi enostavne vzpostavitve in praktičnosti je najpogostejši komunikacijski kanal elektronska pošta oziroma javni poštni nabiralnik.

Glede na notranjo organizacijo se lahko odločite za:

• enoten elektronski nabiralnik za vse podatkovne zbirke (npr. odprti.podatki@ministrstvo.si),

• elektronski nabiralnik za vsako podatkovno zbirko posebej (npr. promet.odprtipodatki@ministrstvo.si),

• elektronski nabiralnik skrbnika (npr. ime.priimek@ministrstvo.si). Priporočamo uporabo enotnega elektronskega nabiralnika (naslova) za vse podatkovne zbirke.

Sporočila, ki se zberejo na tem naslovu, pooblaščena oseba nato posreduje ustreznim sodelavcem glede na podatkovno zbirko in vsebino sporočila. V primeru odsotnosti skrbnika ali kontaktne osebe posamezne podatkovne zbirke se tako lahko poišče nadomestna oseba, ki z odgovorom na sporočilo skuša posredovati informacije delno ali v celoti. Priporočamo tudi, da se takoj po prejetem sporočilu/vprašanju končnemu uporabniku posreduje povratno sporočilo, v katerem je obveščen, kdo je prejel njegovo sporočilo v obravnavo in kakšen je predviden čas za odgovor. Treba je tudi vzpostaviti stik s pravno službo, ki lahko podaja odgovore na pravna vprašanja, predvsem spodročja omejitev in zahtevkov po objavi informacij javnega značaja ter vprašanja glede varovanja osebnih podatkov. Svetujemo, da končnemu uporabniku, ne glede na to, na kateri elektronski nabiralnik je poslal prvotno sporočilo/vprašanje, vedno odgovarja kontaktna oseba za konkretno podatkovno zbirko in tako odpre neposredno korespondenco.

Spletni obrazec

Za naprednejši zajem povratne informacije ali vprašanj lahko oblikujete tudi spletni obrazec, ki ga objavite na svoji spletni strani. V zaledni aplikaciji lahko vodite in arhivirate korespondence po načelu kartičnega sistema (ticket request), kjer se vsaka korespondenca vodi enotno od izvornega sporočila do dokončne rešitve, kar omogoča sledenje in avtomatsko analizo odzivnih časov. Vzpostavitev obrazca in aplikacije za sledenje korespondencam svetujemo, kadar vaš organ prejema veliko število zahtevkov/sporočil, torej več kot 50 na mesec.

Pogosta vprašanja, obvestila

Priporočamo, da na spletni strani objavite seznam pogostih vprašanj z odgovori, razdeljena po vsebinskih sklopih. Ta ukrep bo dodatno razbremenil vaše odgovorne osebe, saj bodo končni uporabniki na del vprašanj že sami poiskali že oblikovane odgovore. 

Med novice na svoji spletni strani uvrstite tudi obvestila o odpiranju novih podatkovnih zbirk ali o večjih spremembah na tem področju. Občasno lahko med novice uvrstite tudi predstavitev posamezne odprte podatkovne zbirke. Povezovanje podatkovnih zbirk, promocija prek sorodnih organov Pomemben del razkrivanja podatkov je tudi uvrščanje povezav na vaše odprte podatkovne zbirke s spletnih strani drugih sorodnih organov/organizacij. Če se vaše podatkovne zbirke vsebinsko navezujejo tudi na druga področja, spodbujajte kombiniranje in ponovno uporabo z ustreznimi povezavami, posredovanjem zanimivih informacij in obvestil.